– Я тобі казав зробити цей звіт?
– Так.
– Ти зробив?
– Ні.
– Чому?
Стоп.
Навіщо ставити підлеглому це питання? Ви дійсно хочете знати, чому не зроблено звіт? Навіть якщо раптом Вас цікавлять справжні причини відсутності звіту, як це допоможе у його підготовці або як це допоможе у тому, щоб наступного разу звіт був підготовлений вчасно? Ще комічніше виглядає ситуація, коли менеджер розпалюється і починає обурюватися: “Ні, я тебе питаю, чому ти не зробив цей звіт?”
Хоча всім відомо, що тут має місце банальна соціальна гра. Ви вірите в те, що підлеглий щиро скаже “Вибачте прої забув”? Насправді, підлеглий раціоналізуватиме свій вчинок і назовні вилізе з десяток відмовок, які “задовольнять” менеджера. Найгірше в цьому, це те, що підлеглий запам’ятає, що можна не робити звіт, а можна складати відмовки. Шефу так подобається їх слухати.
А, насправді, та людина, яка вмотивована і має реальні причини відсутності звіту, попередить вас про це заздалегідь. В іншому разі всі висловлені причини відсутності відповіді – вигадані. Не можна, скажімо, розраховувати на логічність відмовки на кшталт “у мене не вистачало вхідної інформації” або “у мене не було часу”. Є завдання, є термін і його треба виконати. Якщо ти не вкладаєшся в термін – доповідай про це заздалегідь, щоб на тебе могли (не) розраховувати й ухвалювати рішення згідно з оновленими обставинами.
Ви скажете, що підлеглі бояться вам таке говорити і відкладають погані новини до останнього, сподіваючись, що може пронесе? Ваша вина. І тільки ваша. Це, значить, керівнику слід себе виправляти, а не влаштовувати прочуханки підлеглим. Адже нормальна постановка завдання полягає в простих кроках:
- Дати завдання, а краще “продати” завдання, зробивши так, щоб виконавець сам сказав, що ось те треба зробити.
- Запитати у виконавця, коли воно може бути виконане
- Перепитати, чи встигне
- Поставити на цю дату дедлайн
- У тимчасових точках 0,3 та 0,7 терміну виконання підійти та поцікавитися, як йдуть справи та чи потрібна допомога.
А якщо у нас конкретно зараз ситуація, в якій хоче зірватися “Чому”. Зрозуміло, не варто кричати зі слиною “мовчати, я вас питаю” або “Мене не цікавить, чому це не зроблено!” Варто вести розмову в такому ключі (без знущання, м’яко, не “через стіл”, а сидячи через кут столика для перемовин, з олівцем, щоб пояснювати):
– Скажіть, Сергію, яким чином мені допомогла б наявність цього звіту?
– Бла-бла (тут і далі, якщо людина тупить з відповіддю – пояснювати з візуалізацією)
– А ви бачите свій інтерес у її підготовці? Навіщо він вам потрібний?
– Бла-бла
– А навіщо він потрібний компанії?
– Бла-бла
– Як ви бачите власну зацікавленість у успіху компанії?
-Бла-бла
– Ви зможете наступного разу підготувати звіт вчасно?
– Бла-бла
– А, коли ви зможете доробити цей звіт (якщо він вам ще потрібен)
– Бла-бла
(У цьому місці підлеглий сам почне плести відмовки або наводити реальні причини)
– Я вас дуже прошу наступного разу повідомляти мені заздалегідь про всі проблеми, які виникають під час підготовки звіту. Це – краще і для вас, і для мене, і для компанії. Ми повинні бути впевнені один у одному і розраховувати один на одного. У ланцюзі не потрібна слабка ланка.
Остання фраза, сказана доброзичливо, спокійно, з посмішкою, не як погроза, а як пояснення, буде найсильнішим з усіх можливих “холодних душів”, які може отримати підлеглий. Тому, використовуйте її після другої помилки, якщо після першої не допомогло спокійне пояснення.
– Добре, вважаємо питання вичерпаним. Я чекаю від вас звіту до ____. Наступний звіт, будь ласка, підготуйте вчасно. У вас є всі ресурси для цього?
P.S. Подивіться, як поводиться штандартенфюрер СС Ганс Ланда у фільмі Квентіна Тарантіно “Безславні виродки”.