Я вже писав про переривання . Найгіршим перериванням є збори. І, ось чому:
- Вони, як правило, присвячені абстрактним концепціям, словам, а не реальним речам.
- Вони, як правило, передбачають найменш можливу швидкість обміну інформацією.
- Зібрання часто організовані, як програма телепередач. Ти сидиш і чекаєш “свого мультика”.
- Зібрання виносить із теми обговорення так само легко, як і “Запорожець” на лисій гумі в ожеледь.
- Вони вимагають ретельної підготовки, а більшість людей не мають часу на це.
- Вони часто мають такий розгорнутий порядок денний, що ніхто насправді не розуміє мети зборів.
- На зібраннях, як правило, присутня одна муда альтернативно обдарована людина, яка, коли до неї дійде черга, витрачатиме час усіх присутніх на нісенітницю.
- Зібрання заразні і схильні до регулярності. Одне зібрання веде до наступного, яке веде до наступного.
Також, на жаль, зібрання організовуються ” великим помелом”. Ви відкладаєте свої справи вбік на тридцять хвилин або годину, тільки тому, що електронні органайзери так працюють. (Ви ніколи не побачите, зустріч, заплановану за допомогою Outlook, яка тривала б 7 хвилин.) Занадто погано. Якщо розв’язання питання потребує лише 7 хвилин, то вам все одно доведеться витрачати весь зарезервований час. Не варто розтягувати сім хвилин до тридцяти.
Якщо ви подумаєте про це, то побачите, що реальні витрати на збори просто вражають. Припустімо, ви збираєтеся організувати збори, які триватимуть 1 годину і на яких будуть присутні 10 осіб. Насправді це – десятигодинні збори, а не годинні. Ви ставите на кін 10 годин продуктивної роботи заради однієї години зборів. І, ймовірно, це навіть 15 годин, оскільки потрібен час на перемикання між завданнями, потрібно перестати робити те, що ви робили, зробити щось, що потрібно для зборів, а потім, після зборів, знову почати робити те, на чому ви перервалися.
Чи варто справді жертвувати 10-15 годинами заради одних зборів? Іноді, можливо. Однак, доводиться платити досить велику ціну за це. Якщо розглядати з точки зору чистих витрат, такого роду збори стають пасивом, а не активом компанії. Подумайте про той час, який ви насправді втрачаєте, і запитайте себе, чи вартий він того.
Якщо ви вирішите, що ви абсолютно точно повинні зустрітися, спробуйте зробити ваші збори продуктивними, дотримуючись цих простих правил:
- Поставте будильник. Коли він задзвонить – збори закінчено.
- Запрошуйте якомога менше людей.
- Завжди готуйте чіткий порядок денний
- Починайте з конкретної проблеми
- Зустрічайтеся в тому місці, в якому є проблема, а не в кімнаті для нарад. Вказуйте на реальні речі та пропонуйте реальні зміни
- Завершуйте збори рішенням і призначайте когось відповідальним за його виконання.